Punto di riordino: formula ed esempio per non restare senza

Quando devo ordinare? Il punto di riordino è la risposta: la quantità sotto la quale parte l'ordine, calcolata come consumo medio durante il tempo di riordino più la scorta di sicurezza. Non si aspetta lo scaffale vuoto: si ordina quando la merce che resta basta appena a coprire i giorni che servono per avere quella nuova, più un cuscinetto per le sorprese. Qui trovi la formula, un esempio con i numeri, l'errore che fa ordinare due volte la stessa merce e, in testa all'articolo, il video in cui la spiego in cinque minuti.

Cos'è il punto di riordino?

È una soglia. Nel metodo a punto fisso di riordino, come lo descrive la dispensa di Fabrizio Dallari per il corso di Gestione della produzione industriale della LIUC, l'ordine parte quando la disponibilità scende al punto di riordino, e il punto di riordino è la domanda media durante il lead time più la scorta di sicurezza.

Tre parole da avere chiare:

• consumo: quanta merce esce in un giorno, in media;
• lead time: quanti giorni passano da quando ordini a quando la merce è disponibile, cioè ricevuta e sistemata, non da quando il fornitore la spedisce;
• scorta di sicurezza: la merce in più che tieni per le sorprese.

La formula, quindi: punto di riordino = consumo giornaliero × lead time + scorta di sicurezza.

Come si calcola? Un esempio con i numeri

Esempio inventato. Un articolo vende 40 pezzi al giorno. Il fornitore impiega 5 giorni dall'ordine alla merce in scaffale. Mentre aspetti, continui a vendere: 40 × 5 = 200 pezzi. Decidi di tenere una scorta di sicurezza di 80 pezzi, cioè due giorni di vendite.

Quando la merce scende a 280 pezzi, l'ordine parte. Se aspetti di averne 200, il camion arriva quando lo scaffale è già vuoto al primo giorno storto.

Un controllo veloce che aiuta a ragionare: la copertura, cioè giacenza diviso consumo giornaliero. Con 600 pezzi e 60 venduti al giorno sei coperto per 10 giorni. Ragionare in giorni invece che in pezzi fa capire subito se una quantità è tanta o poca.

Che differenza c'è tra scorta di sicurezza e punto di riordino?

La scorta di sicurezza è un pezzo del punto di riordino, non un'alternativa. Il punto di riordino dice quando ordinare; la scorta di sicurezza è la parte che serve solo se qualcosa va storto. Secondo la stessa dispensa della LIUC, le scorte di sicurezza fanno fronte a due cose: la domanda più alta del previsto e il lead time più lungo del previsto.

Se domanda e fornitore fossero sempre puntuali, basterebbe il consumo durante il lead time. Non lo sono mai del tutto.

Giacenza o disponibilità: l'errore che fa ordinare due volte

Qui sta il dettaglio che la formula da sola non dice. La soglia non va confrontata con la merce che vedi a scaffale, ma con la disponibilità. La dispensa la definisce così: giacenza più quantità ordinata meno quantità prenotata.

In pratica: se un ordine è già partito e la merce è in viaggio, quella merce conta. Se guardi solo lo scaffale, il giorno dopo l'ordine sei ancora sotto soglia e riordini di nuovo. E se una parte della merce è già promessa, per un ordine di un cliente o un trasferimento a un altro punto vendita, quella non è più tua da vendere.

È lo stesso tipo di errore che nasce sul terminale quando nessuno controlla cosa c'è già in arrivo: nella storia delle 33 pedane il problema era l'unità d'ordine, ma il risultato è identico, un magazzino pieno di merce che nessuno ha chiesto.

Quanto deve essere grande la scorta di sicurezza?

Dipende da due cose: quanto cambia la domanda e quanto è puntuale il fornitore. Un prodotto che vende sempre uguale, da un fornitore affidabile, ne vuole poca; un prodotto stagionale o un fornitore che sbaglia spesso i tempi ne vuole di più.

Nei corsi di gestione delle scorte la si calcola anche con la statistica: scorta di sicurezza = k × deviazione standard della domanda durante il lead time, dove k cresce con la probabilità di non restare senza merce che vuoi garantire; per il 95% la tabella della dispensa dà 1,64. In negozio basta spesso il ragionamento in giorni di vendita, purché sia scritto e rivisto.

La scorta non è gratis. Fra i costi di tenere merce ferma la dispensa elenca oneri finanziari, stoccaggio, assicurazione e obsolescenza. « Teniamone il doppio per sicurezza » sposta il problema dallo scaffale vuoto al magazzino pieno, e sui prodotti con scadenza al FEFO che non riesce a smaltire.

Perché il punto di riordino va aggiornato

Un punto di riordino calcolato sei mesi fa vale per i consumi e i tempi di sei mesi fa. Se un articolo va in rottura pur essendo sempre ordinato, le prime due domande sono: il consumo è cresciuto? Il fornitore impiega più giorni di prima?

I gestionali fanno il conto da soli, ma con i dati che ricevono: il lead time vero, misurato dall'ordine allo scaffale, non quello scritto sul contratto. E quando i camion si fermano davvero, come nello sciopero dei tir al Sud, capisci a cosa serve il cuscinetto, e quanto in fretta si consuma se la gente compra il doppio.

Prendi i tre articoli andati in rottura il mese scorso e rifai il conto con consumo e lead time di oggi, confrontando la soglia con la disponibilità e non con lo scaffale. Se il numero che esce è diverso da quello nel gestionale, hai trovato da dove partire.