Inventario rotativo o ciclico: la scelta vera è un'altra

Chi cerca la differenza fra inventario rotativo o ciclico parte da un errore: sono due nomi per la stessa pratica, cioè contare ogni giorno una piccola parte degli articoli, a rotazione, fino a coprire tutto il negozio nell'anno. La scelta vera, quindi, non è fra inventario rotativo o ciclico, ma fra questo conteggio a rotazione e l'inventario generale, quello in cui si conta tutto in una volta. Per un negozio con migliaia di codici la risposta breve è questa: il rotativo per tenere giuste le giacenze durante l'anno, l'inventario generale quando lo chiede la chiusura dei conti o la sede. Qui sotto trovi il confronto, un esempio per calcolare quanti codici contare al giorno e una scheda per il conteggio.

Inventario rotativo o ciclico: c'è differenza?

Nella sostanza no. In inglese si chiama cycle count, e la voce di Wikipedia lo descrive come una procedura che conta un piccolo sottoinsieme della merce, in una sequenza continua e ripetuta. In italiano lo trovi come inventario ciclico, rotativo o « a rotazione »: cambia il nome, non l'idea.

C'è una variante da conoscere. Alcune aziende chiamano « rotativo » solo il giro sugli articoli che si muovono di più, e « ciclico » il calendario che copre tutto il resto. Se nella tua procedura i due nomi hanno significati diversi, vale la procedura: chiedi alla sede quale definizione usa prima di preparare un piano.

Cos'è l'inventario generale e cosa costa

L'inventario generale, che trovi anche come fisico o annuale, è la fotografia completa: si conta tutto, reparto per reparto, nello stesso momento. Il suo pregio è la completezza. Il suo costo è che il lavoro normale si ferma: la stessa voce di Wikipedia ricorda che l'inventario fisico chiede di fermare le operazioni per contare tutto insieme, mentre il conteggio ciclico disturba meno il lavoro di ogni giorno.

C'è un secondo costo, meno visibile. Fra una fotografia e l'altra passano mesi in cui le giacenze a sistema possono allontanarsi dalla realtà senza che nessuno se ne accorga, finché il riordino non ordina merce che c'è già, o non la ordina perché il sistema crede che ci sia.

Perché le giacenze a sistema sbagliano

Il dato più noto sul tema viene da una ricerca su una catena americana, chiamata Gamma per tenerla anonima: oltre il 65% delle registrazioni di giacenza non corrispondeva a quanto c'era davvero in negozio, su circa 240.000 articoli in 37 punti vendita, come racconta la Chicago Booth Review nel 2002. È il dato di una sola catena, negli Stati Uniti, di oltre vent'anni fa: non misura i negozi italiani di oggi. Serve però a togliersi un'illusione, quella che lo scarto fra sistema e scaffale sia un'eccezione.

La stessa ricerca, sempre secondo la Chicago Booth Review, lega l'errore a due cose che chi guida un negozio conosce bene: più varietà di prodotti porta più confusione, e i negozi con più ricambio fra il personale di sala avevano più articoli fuori posto. Anche per questo il turnover non è solo una questione di persone: ne parla il pezzo su come si calcola il tasso di turnover.

Le differenze nascono anche prima dello scaffale: una bolla firmata senza controllare la merce (qui i controlli al ricevimento), oppure un'unità d'ordine scambiata per un'altra, come nella storia delle pedane di carta igienica. Il conteggio a rotazione serve a trovarle mentre la causa è ancora rintracciabile.

Il confronto in una tabella

Sulla riga « chi conta » la voce di Wikipedia è netta: i conteggi ciclici vanno affidati solo a personale formato e messo alla prova. Un giro fatto da chi capita, nel buco di un turno, produce rettifiche sbagliate che sembrano giuste.

Quanti codici contare al giorno?

Esempio inventato, per vedere l'ordine di grandezza. Un negozio ha 6.000 codici e li divide in tre classi con il metodo ABC, quello che mette in testa gli articoli che pesano di più su vendite o valore:

• classe A, 600 codici contati una volta al mese, cioè 12 volte l'anno: 7.200 conteggi;
• classe B, 1.200 codici contati ogni tre mesi: 4.800 conteggi;
• classe C, 4.200 codici contati una volta l'anno: 4.200 conteggi.

In tutto fanno 16.200 conteggi. Con 300 giorni di apertura sono 54 codici al giorno. Se ogni codice chiede un minuto e mezzo, compreso il confronto col sistema, il giro vale circa 80 minuti al giorno: un addetto per poco più di un'ora, non un negozio fermo.

Rifai il conto con i tuoi numeri: codici per classe, frequenza, giorni di apertura e minuti per codice. I minuti non stimarli: misurali su una settimana di prova, perché uno scaffale ordinato e uno pieno di merce mischiata non chiedono lo stesso tempo.

Quando scegliere l'uno o l'altro

Il conteggio rotativo conviene quando i codici sono tanti, quando il riordino si fida delle giacenze a sistema, quando ci sono articoli di valore o facili da rubare, e quando contano le scadenze: un conteggio frequente sui freschi aiuta anche a far girare la merce nel verso giusto, come spiega il pezzo sulla differenza tra FIFO e FEFO.

L'inventario generale resta quando lo chiede la chiusura dei conti o la sede, quando il negozio ha pochi codici, e quando si parte da zero: un'apertura, un cambio di gestionale, una ristrutturazione. Lì serve una base pulita da cui far partire il giro.

Per il negozio piccolo, con un solo addetto, c'è una variante: invece delle classi si conta per scaffale, uno al giorno, nella mezz'ora più tranquilla. La voce di Wikipedia cita proprio questo schema, interi reparti contati a rotazione per passare da ogni ubicazione almeno una volta l'anno.

E l'inventario di fine anno obbligatorio?

Il conteggio rotativo non toglie l'inventario di fine esercizio. L'articolo 2217 del codice civile chiede che l'inventario si rediga all'inizio dell'impresa e poi ogni anno, con l'indicazione e la valutazione di attività e passività. Come si arriva alle quantità da scrivere lo decide chi tiene la contabilità, con il commercialista o con la sede: non è una scelta del capo reparto.

Il rotativo cambia però come ci arrivi. Se le giacenze sono state controllate durante l'anno, a dicembre non scopri in un giorno solo gli errori di dodici mesi: li hai già trovati, uno alla volta, quando la bolla e chi l'aveva firmata erano ancora a portata di mano.

La scheda da tenere in magazzino

Domani prova così: prendi i venti codici che vendi di più, contali prima dell'apertura senza guardare il sistema, poi confronta. Quante differenze trovi, e quante sai spiegare, ti dice se il giro rotativo ti serve davvero e da dove farlo partire.