Come fare l'inventario di fine anno: checklist per il negozio

Per fare l'inventario di fine anno in un negozio si decide con anticipo chi conta cosa, si mette in ordine ciò che si conta, si conta a coppie con un controllo indipendente e si spiegano le differenze prima di chiudere i numeri. Sotto trovi la checklist divisa in tre tempi e una scheda da stampare, una per reparto.

È un pezzo operativo: non sostituisce il parere del commercialista sulle regole fiscali, che qui si toccano solo dove servono a chi lavora in reparto. Se vuoi prima scegliere come contare durante l'anno, leggi inventario rotativo o ciclico.

L'inventario di fine anno è obbligatorio?

Per un'impresa sì: il codice civile dice che l'inventario si redige all'inizio dell'esercizio e poi ogni anno (art. 2217 c.c.). Per le imprese con esercizio coincidente con l'anno solare la valutazione del magazzino si fa al 31 dicembre, e anche senza contabilità di magazzino va compilato il prospetto delle rimanenze nella dichiarazione dei redditi.

Questo è il quadro generale, non la tua situazione: chi decide come e quando contare nella tua azienda è l'amministrazione, con il commercialista. Al capo reparto serve sapere che il numero finale deve poter essere ricostruito.

Cosa conservare per chi controlla

La fonte citata sopra indica che l'inventario è un elenco dei beni raggruppati per categorie omogenee, con una distinta per ogni categoria e il criterio di valutazione usato; le distinte si conservano 10 anni e vanno esibite agli organi di controllo. Sono beni dell'impresa anche quelli presso terzi in conto deposito; non lo sono quelli di proprietà di terzi.

In pratica: ogni foglio di conteggio ha reparto, data, chi ha contato, chi ha controllato. Un foglio senza firme non si può ricostruire.

I giorni prima: cosa preparare

Il conteggio riesce o fallisce prima del giorno stesso. Prepara queste cose:

• Responsabile e squadre: un nome per reparto e per magazzino, coppie fisse (chi conta e chi riscontra).
• Zone e cartellini: ogni scaffale, pedana e isola ha un codice di zona; nessuna zona senza proprietario.
• Ordine: merce di reparto riportata al suo posto, banchina sgombra, resi e merce danneggiata separati e segnati.
• Ultimi movimenti: fissa data e ora dell'ultimo carico e dell'ultima vendita considerati; i colli in arrivo dopo quel momento restano fuori e si annotano.
• Fuori dalla conta: merce di terzi, merce già venduta ma ancora in negozio (ritiro cliente), campioni e materiale di consumo, ognuno in un'area etichettata.
• Strumenti: terminali o fogli, penne, etichette, elenco dei codici con unità di misura.

Il giorno del conteggio: come si conta

Si conta a coppie: uno conta, l'altro scrive o scansiona. Ogni zona si chiude con una firma e un cartellino. Quando una zona è chiusa, nessuno ci rimette mano senza dirlo.

Due regole semplici: si conta l'unità di vendita, non il collo (se in un collo ce ne sono dodici, il foglio dice quale unità si sta scrivendo), e le anomalie si segnano sul momento, senza correggere a memoria. È lo stesso errore che costa caro nel riordino: l'unità d'ordine confusa con i colli.

Dopo: spiegare le differenze

Terminato il conteggio si confronta la giacenza contata con quella di sistema. Le differenze si riconteggiano prima di essere accettate: prima si controlla l'unità di misura, poi i movimenti dell'ultimo giorno non registrati (ad esempio un ricevimento con riserva non ancora caricato), poi lo scaffale vicino. Solo dopo una differenza diventa rettifica, con una causa scritta e un nome che l'approva.

Esempio inventato: una squadra e due reparti

Esempio inventato, solo per mostrare il metodo: un negozio ha due reparti, in ognuno 4 coppie e 10 zone. Il responsabile assegna 5 zone a coppia, e una coppia riscontra a campione 1 zona su 5 dell'altra. Se in una zona il riscontro non coincide, tutta quella zona si riconta. Con questa regola il tempo di verifica resta prevedibile e l'errore non si propaga. I numeri sono d'esempio: tarali sul tuo negozio.

La scheda da tenere in reparto

Una per reparto, da stampare e appendere al banco di coordinamento.

Come leggere i risultati

Guarda dove le differenze si concentrano: se stanno in poche zone, il problema è di conteggio; se stanno in un tipo di articolo, è di unità di misura o di carico; se stanno ovunque, è di processo. Poi scegli un'azione sola per il prossimo anno.

Stampa la scheda e assegna oggi le zone di un solo reparto: quanti scaffali non hanno ancora un nome?