Differenze inventariali: cosa sono e come si spiegano

Hai contato lo scaffale e il sistema dice un altro numero: di quale ti fidi? Le differenze inventariali sono lo scarto fra la giacenza che risulta in contabilità e quella che trovi davvero in negozio o in magazzino quando conti. Per la prassi fiscale sono « gli scostamenti tra le giacenze risultanti dalla contabilità e quelle effettivamente presenti in magazzino ». Una differenza non è ancora un furto e non è ancora un errore: è un numero che chiede una spiegazione. Questo articolo mostra come si calcola e in che ordine si cercano le cause.

Cosa sono le differenze inventariali?

Sono il risultato di un confronto: da una parte il dato del sistema (ciò che dovresti avere, secondo carichi, scarichi e vendite registrati), dall'altra il conteggio fisico. Se il sistema dice 124 confezioni e ne conti 118, hai una differenza negativa di 6. Se ne conti 130, è positiva di 6.

Tutte e due contano. Una differenza positiva non è una buona notizia: vuol dire che qualcosa è entrato o è stato venduto senza essere registrato bene.

Come si calcola la differenza inventariale?

Il calcolo è semplice, il lavoro è tutto prima e dopo.

1. In pezzi: giacenza contata meno giacenza di sistema. Il segno dice la direzione.
2. In valore: differenza in pezzi per il costo d'acquisto dell'articolo. Si sommano tutti gli articoli, tenendo separate le differenze negative e quelle positive: sommarle subito le fa compensare e nasconde i problemi.
3. In percentuale: valore della differenza diviso fatturato dello stesso periodo. È il modo in cui le misurano gli studi di settore, ed è quello che permette di confrontare un negozio con un altro e un anno con l'altro.

Esempio inventato, per vedere i passaggi. Un negozio ha un fatturato annuo di 4.000.000 di euro. All'inventario il valore delle differenze negative, a costo, è 52.000 euro; quello delle positive è 9.000 euro. La differenza netta è di 43.000 euro, l'1,08% del fatturato. Ma guardare solo il netto nasconde che il negozio ha 61.000 euro di articoli sbagliati nei due sensi: è su quelli che si lavora.

Quanto sono grandi, in media, in Italia?

Lo studio « La Sicurezza nel Retail in Italia 2023 », di Crime&tech (spin-off di Transcrime-Università Cattolica), riporta che nel 2022 le differenze inventariali hanno raggiunto in media l'1,38% del fatturato annuo, circa 4,6 miliardi di euro. Il campione sono i security manager di 40 gruppi aziendali, per oltre 10.300 punti vendita.

È una media del retail italiano nel 2022, non un obiettivo né un limite per il tuo negozio: dipende dal reparto, dall'assortimento, dalla quantità di freschi e di articoli piccoli e costosi. Serve come ordine di grandezza, non come voto.

Da dove nascono?

La stessa ricerca dice una cosa che conviene tenere a mente: il 48% delle differenze inventariali è di natura sconosciuta. Tra quelle con causa nota, la più frequente è il furto esterno, seguita da furti interni, scarti e rotture, errori amministrativi e contabili e frodi dei fornitori.

Anche la circolare 31/E del 2006 dell'Agenzia delle Entrate elenca cause che con il furto non c'entrano: cali fisici o di lavorazione delle merci ed errori nell'uso dei codici al carico e allo scarico. Precisa che queste differenze non sono necessariamente segno di evasione e possono formarsi in modo fisiologico. Per un controllo fiscale, la stessa circolare chiede di guardare come le differenze si sono formate e il loro andamento nell'ultimo triennio, non il numero di un anno solo.

Per chi gestisce un negozio, la lezione è la stessa: se una parte così grande delle differenze resta senza causa nota, la prima cosa da migliorare è la capacità di spiegarle.

Come si spiega una differenza prima di rettificarla?

Rettificare vuol dire allineare il sistema al conteggio: è l'ultimo passo, non il primo. Prima, in quest'ordine:

Solo quando le righe non spiegano nulla, la differenza resta tale e si rettifica, scrivendo che causa non è stata trovata. Quella nota vale: dopo un anno, mostra quali articoli tornano.

Dove si sbaglia?

• Rettificare subito. Il sistema torna a posto, ma l'errore che l'ha prodotto resta e si ripete.
• Sommare positivi e negativi. Le differenze si compensano sulla carta e restano tutte sullo scaffale.
• Guardare solo il totale. Il totale dice che c'è un problema, non dove: serve l'elenco per reparto e per articolo.
• Confrontare un solo anno. Un trend su più inventari dice più di una cifra isolata, come ricorda la stessa circolare.
• Cercare solo il furto. Con tante differenze senza causa nota, partire da un colpevole è un azzardo.

Cosa fare domani

Prendi l'ultimo inventario e scegli i dieci articoli con la differenza più grande in valore. Per ciascuno compila la tabella qui sopra e scrivi la causa trovata o « non trovata ». Se l'inventario lo prepari adesso, la checklist di fine anno dice cosa fare prima del conteggio, e la scelta fra inventario rotativo e ciclico decide quanto spesso rivedrai questi dieci articoli.

Quanti dei tuoi dieci riesci a spiegare?