Obbligo POS 2026: carte, contante e cassa collegata

30 euro più il 4 per cento della spesa: è la multa per il negozio che rifiuta un pagamento con la carta. Nel 2026 alle regole sul contante e sul POS se n'è aggiunta una terza, il collegamento fra POS e registratore di cassa. Per chi sta alla cassa le domande sono sempre le stesse: fino a quanto posso incassare in contanti? Posso dire « niente carta sotto i 10 euro »? Cosa cambia con il POS collegato? Qui trovi le tre regole con il testo della legge, cosa vogliono dire al banco e, in testa all'articolo, il video in cui le spiego in tre minuti.

Fino a quanto si può pagare in contanti nel 2026?

Fino a 4.999,99 euro. L'articolo 49 del decreto antiriciclaggio vieta il passaggio di contante fra soggetti diversi quando il valore è pari o superiore alla soglia, e dal 1° gennaio 2023 la soglia è di 5.000 euro. Cinquemila euro tondi, quindi, sono già fuori legge.

Il punto che in negozio si sbaglia più spesso è il frazionamento. La stessa norma vieta il trasferimento anche quando è fatto con più pagamenti sotto la soglia che appaiono artificiosamente frazionati. Una cucina da 7.000 euro pagata in due rate da 3.500 in contanti, per lo stesso acquisto, non diventa regolare perché ogni rata sta sotto il limite.

E il divieto riguarda il trasferimento fra due soggetti, non solo chi paga: il commesso che accetta « per fare un favore al cliente » mette nei guai il negozio, non solo il cliente.

Il negozio può rifiutare la carta?

No, salvo casi rari. La legge dice che chi vende prodotti e servizi è tenuto ad accettare pagamenti con almeno una carta di debito e una di credito, e l'obbligo cade solo nei casi di oggettiva impossibilità tecnica: il POS guasto o la linea assente, non la commissione che costa.

Dal 30 giugno 2022 c'è la sanzione. Per la mancata accettazione di un pagamento, di qualsiasi importo, si paga una somma di 30 euro aumentata del 4 per cento del valore della transazione rifiutata.

Esempio inventato. Un cliente vuole pagare con il bancomat una spesa da 100 euro e la cassiera rifiuta: la multa è 30 euro più 4, cioè 34 euro. Su un caffè da 1,20 euro la multa è comunque di poco più di 30 euro: « di qualsiasi importo » vuol dire che il cartello « carte solo sopra i 10 euro » non ha più senso.

POS collegato al registratore di cassa: cosa cambia dal 2026

È la novità di quest'anno. L'obbligo di abbinamento fra POS e registratore di cassa, come riassume il sito dei Consulenti del Lavoro, è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 e scatta dal 1° gennaio 2026. Le istruzioni sono nel provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 31 ottobre 2025.

La buona notizia per chi gestisce un negozio: non serve un cavo né una cassa nuova. L'abbinamento si fa dalla propria Area Riservata, associando la matricola del registratore telematico ai dati dei POS, e lo può fare anche un intermediario delegato, di solito il commercialista. Per i POS già in uso a gennaio c'erano 45 giorni per completare l'abbinamento online, a partire dall'apertura del servizio annunciata per marzo.

Il motivo è facile da capire: incrociare quanto passa dal POS con quanto viene registrato in cassa. Uno scontrino battuto come contanti quando il cliente ha pagato con la carta, d'ora in poi, lascia un segno.

Cosa vuol dire alla cassa, in pratica

Le tre regole si traducono in tre abitudini da insegnare a chiunque stia al banco, anche all'ultimo arrivato.

• Contante: da 5.000 euro in su per un singolo acquisto si cambia metodo, anche se il cliente insiste e propone di dividere.
• Carta: si accetta sempre, a qualsiasi importo. Se il POS non funziona, si annota quando è successo e si chiama l'assistenza: è l'unico caso in cui il rifiuto è giustificato.
• Scontrino: il metodo di pagamento battuto in cassa deve essere quello vero. Con il POS abbinato, un errore ripetuto non è più solo una svista.
• Nuovo POS o nuova cassa: la prima associazione e le variazioni vanno registrate di nuovo, quindi chi cambia terminale lo dice a chi tiene la contabilità.

Sono regole semplici, ma sono le prime che si dimenticano nelle giornate di punta e con il personale nuovo, quello che entra con un tasso di turnover alto e non ha mai visto una multa del POS.

Domani, al briefing del mattino, fai una domanda sola alla squadra: « Se un cliente vuole pagare in contanti un acquisto sopra il limite, dividendolo in due volte, cosa rispondi? ». Dalla risposta capisci subito se le regole sono arrivate fino alla cassa, e chiedi a chi tiene la contabilità se l'abbinamento dei POS è stato fatto.